Rédiger une lettre : entête, formule d’appel et formule de politesse

Illustration : quelques conseils pour rédiger une lettre

Il existe de nombreuses façons de rédiger une lettre destinée à une banque, un médecin, une compagnie d’assurance, un recruteur, une personnalité politique, à un journaliste en accompagnement d’un communiqué de presse à publier… Vous pouvez d’ailleurs trouver sur Internet des dizaines de façons de procéder et au moins tout autant de modèles pour vous inspirer. Ma vocation n’est donc pas ici d’être exhaustive, juste de vous montrer comment je procède et vous donner quelques conseils simples.

L’entête de courrier

Lorsque vous rédigez une lettre, vous devez commencer par un entête. Celui-ci peut comprendre plusieurs choses :

  • Vos coordonnées
  • Celles du destinataire
  • La date d’envoi
  • L’objet du courrier
  • Des références pour le suivi et l’identification

Exemple :

Illustration : exemple d'entête pour un courrier

Bien entendu, un entête doit s’adapter à la situation. La mise en forme peut se faire suivant différents styles. Ici, je vous présente ma façon habituelle de procéder lors de la rédaction d’un courrier, avec la mise en place d’une ligne pour séparer clairement l’entête et la lettre.

La formule d’appel de votre lettre

Le rédaction d’un courrier se poursuit avec l’insertion d’une formule d’appel. Elle doit être adaptée à votre interlocuteur. Le plus classique est :

  • Madame,
  • Monsieur,

C’est idéal lorsque votre interlocuteur vous est inconnu.

Si votre interlocuteur est connu, vous avez deux possibilités :

  • Madame,

Ou

  • Madame Périlliat-Godbille,

Personnellement, je trouve la formulation avec le nom de famille peu attrayante et un peu lourde.

Si votre interlocuteur porte un titre particulier (de noblesse ou liée à son métier), vous devez le mentionner :

  • Maître,
  • Docteur,
  • Votre Altesse,
  • Monsieur le Comte,

Vous pouvez également le faire pour les fonctions :

  • Madame la Directrice générale,
  • Monsieur le Président de la République,
  • Madame la Ministre,
  • Monsieur le Conseiller,

Il est généralement considéré comme plus approprié et plus respectueux de s’adresser à la personne en utilisant son titre ou sa fonction. Par contre, restez simple et oubliez les formulations à rallonge telles que :

  • Madame la Directrice générale Périlliat-Godbille,

Et ne mettez jamais le prénom

  • Docteur Nigel Sheldon,

La formule de politesse en fin de texte

Il existe de nombreuses façons, plus ou moins formelles, de clore une lettre. Certaines semblent vieillottes et trop solennelles, mais il convient tout de même d’adapter le choix de la formule à votre degré de proximité avec votre interlocuteur et aux règles de politesse.

Ainsi, pas de “Cordialement,” si vous écrivez au Président de la République, au fisc ou à votre banquier. En effet, il convient de rester un minimum formel :

  • Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes plus sincères salutations.

Ou

  • Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes sentiments les plus dévoués.

Pour ma part, je préfère la première formulation quand la situation le permet. Pensez à adapter l’appel au titre ou à la fonction de votre interlocuteur. Vous pouvez également ajouter un petit élément mettant en avant vos attentes ou votre disponibilité :

  • Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer, Madame la Directrice générale, ma considération distinguée.

Ou

  • Je reste bien entendu à votre disposition pour de plus amples renseignements et vous prie d’accepter, Monsieur le Conseiller, mes sentiments les plus respectueux.

Voilà, ce petit tour d’horizon est fini. J’espère que cet article va vous aider à rédiger vos lettres et courriers Je n’ai pas abordé la question du corps du courrier, car cela dépend de son objet. Ainsi, la structure d’une lettre de motivation ne sera pas celle d’un courrier à un avocat, par exemple.

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